「せっかく応募してくれたのに、不採用通知を送るのは気が重い…」「サイレントお祈りは良くないと聞くけど、具体的にどうすれば？」

こんにちは。株式会社SELF ACHIEVE代表の新原です。神戸を拠点に14年間、WEBマーケティングを通じて多くの中小企業様の顧客獲得をお手伝いする中で、採用に関するこのようなお悩みは後を絶ちません。

本記事では、会社の評判を守り、候補者をファンに変える「未来への投資」としての不採用通知の書き方を、関西で事業を営む経営者としての実践的な視点から、具体的な文例と共に解説します。

【この記事の結論】「サイレントお祈り」は企業の評判を落とすだけ！

課題	結論
サイレントお祈りのリスク	SNSでの評判低下や、候補者が未来の顧客になる機会の損失に直結する。
不採用通知の基本	応募への感謝を伝え、個人情報の取り扱いを明記し、誠実な対応を徹底する。
未来への投資	候補者を「タレントプール」へ登録するなど、未来のファンに変える工夫が重要。

なぜ今、「サイレントお祈り」が会社の命取りになるのか？

「忙しいから」「断りづらいから」といった理由で、不採用の連絡をしない「サイレントお祈り」。この対応が、今の時代、いかに企業の命取りになりかねないか、ご存知でしょうか？

参考: この場合はサイレントお祈りと考えても良いですかね？二週間前、とあ… – Yahoo!知恵袋

SNS時代における企業評判の低下リスク

まず、今の時代、候補者は一人の「情報発信者」であるという認識が不可欠です。

私の専門であるWEBマーケティングの世界では、企業の評判はコントロールできないものから、育てるものへと変わりました。特にSNSの普及は、個人の声が瞬く間に広がる環境を生み出しています。

実際に、「〇〇株式会社に応募したけど、全く連絡が来ない」「サイレントお祈りされた。誠意のない会社だ」といった書き込みが、企業の口コミサイトやSNSで見られることは珍しくありません。このようなネガティブな評判はデジタルタトゥーとして残り続け、貴社の採用活動だけでなく、商品やサービスのブランドイメージさえも損なうリスクを孕んでいます。

候補者は未来のお客様であり、取引先でもある

これは経営者として、常々感じていることです。今回ご縁がなかった候補者が、数年後、貴社の製品やサービスを利用するお客様になるかもしれません。あるいは、重要な取引先の担当者として再会する可能性だって十分にあります。

私自身も、過去にご応募いただいた方が、後にお客様として弊社のサービスを契約してくださった経験があります。その時、もし不誠実な対応をしていたら、そのビジネスチャンスは永遠に失われていたでしょう。応募者一人ひとりとの出会いを「点」ではなく「線」で捉える視点が、企業の成長には欠かせません。

採用市場での競争力低下という現実（2026年最新動向）

2026年現在の採用市場は、依然として企業側にとって厳しい「売り手市場」が続いています。特に私たち関西の中小企業にとっては、優秀な人材の獲得競争は激化する一方です。

このような状況で、「あの会社は応募者を大切にしない」という評判が一度でも立ってしまうと、どうなるでしょうか？答えは明白です。優秀な候補者ほど、企業の評判を事前にリサーチします。誠実さに欠ける企業は、候補者の選択肢から真っ先に外されてしまうでしょう。

【基本編】まずはここから！印象を下げない不採用通知の書き方

では、具体的にどのような通知を送ればよいのでしょうか。まずは、企業の印象を絶対に下げないための基本的な書き方とマナーを押さえましょう。

感謝の気持ちを最初に伝える

何よりもまず、応募してくれたことへの感謝を伝えましょう。

「この度は、数ある企業の中から弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました。」

この一文があるかないかで、受け取る側の印象は大きく変わります。テンプレート的であっても、感謝の気持ちを最初に示すことが、誠実なコミュニケーションの第一歩です。

選考結果は簡潔かつ丁寧に

不採用の理由は、原則として記載する必要はありません。理由を具体的に書くことで、かえって誤解を招き、トラブルに発展するケースもあるからです。

「慎重に選考を重ねました結果、誠に残念ながら今回はご希望に添いかねる結果となりました。」

このように、丁寧な言葉遣いで、簡潔に結果を伝えることに徹しましょう。

応募書類（個人情報）の取り扱いを明記する

履歴書や職務経歴書は、非常に重要な個人情報です。応募者からお預かりした書類をどう扱うのかを明確に記載することは、企業のコンプライアンス意識を示す上で不可欠です。

• 返却する場合: 「お預かりした応募書類は、本日付でご返送いたしましたので、お納めください。」
• 破棄する場合: 「お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任をもって破棄させていただきます。」

この一文が、企業の信頼性を担保します。

【コピペOK】選考段階別・不採用通知テンプレート

ここでは、各選考段階で使える基本的なテンプレートをご紹介します。

◆ 書類選考のテンプレート

件名：選考結果のご連絡／株式会社〇〇

〇〇様

この度は、数ある企業の中から弊社の【募集職種名】にご応募いただき、誠にありがとうございました。

お送りいただいた応募書類を拝見し、慎重に選考を進めさせていただきましたが、誠に残念ながら、今回はご期待に添いかねる結果となりました。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

なお、お預かりいたしました応募書類につきましては、弊社にて責任をもって破棄させていただきます。

末筆ではございますが、〇〇様の今後のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

◆ 面接後のテンプレート

件名：選考結果のご連絡／株式会社〇〇

〇〇様

先日はお忙しい中、弊社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。

〇〇様と直接お話しさせていただき、【〇〇に関するご経験など、面接で印象に残った点】は大変魅力的だと感じております。

社内で慎重に検討を重ねました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご希望に沿えず、大変申し訳ございません。

何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

なお、お預かりいたしました応募書類につきましては、弊社にて責任をもって破棄させていただきます。

末筆ではございますが、〇〇様の今後のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

【応用編】候補者をファンに変える！WEBマーケティング視点の不採用通知術

基本を押さえた上で、もう一歩踏み込んでみましょう。ここからは、私が14年間培ってきたWEBマーケティングのノウハウを採用に応用し、不採用通知を「未来への投資」に変えるための実践的なテクニックをご紹介します。

不採用通知は「関係構築の始まり」と捉える

WEBマーケティングでは、一度サイトを訪れただけのユーザーにメールマガジンやSNSで継続的にアプローチし、少しずつ関係を深めてファンになってもらう「リードナーチャリング（顧客育成）」という考え方があります。

参考: リードナーチャリングとは？流れやメリット・デメリットを解説

これを採用に置き換えてみましょう。不採用通知は、関係の「終わり」ではありません。貴社に興味を持ってくれた優秀な人材との「関係構築の始まり」と捉えるのです。この視点の転換が、採用活動を劇的に変えます。

「今後のご活躍を」に具体性をプラスする一言

テンプレートの結びの言葉「今後のご活躍をお祈り申し上げます」に、ほんの一言、その人だけの具体的な言葉を添えてみましょう。

• 「面接でお伺いした、〇〇のプロジェクトを成功させたご経験は、必ず次のステージで活きると感じました。」
• 「〇〇という資格取得に向けて勉強されているとのこと、素晴らしいですね。〇〇様の目標が達成されることを応援しております。」

このようなパーソナルな一言は、候補者の心に深く響きます。「自分のことをちゃんと見てくれていたんだ」というポジティブな感情は、企業への信頼感に繋がり、たとえご縁がなくても「良い会社だった」という記憶を残すのです。

「タレントプール」への登録を打診する

これはまさに、未来への投資です。
「タレントプール」とは、今回採用には至らなかったものの、将来的に活躍してくれる可能性のある優秀な人材の情報をデータベース化し、関係を維持しておく仕組みのことです。

不採用通知の中で、以下のように打診してみましょう。

「今回はご期待に沿えませんでしたが、〇〇様のご経験は弊社にとって大変魅力的です。もしご迷惑でなければ、今後、別のポジションで募集があった際に、優先的にご案内させていただきたく、弊社の人材データベースにご登録させていただいてもよろしいでしょうか？」

この提案は、「あなたは今回ダメだった」ではなく、「今回はタイミングが合わなかっただけ。私たちはあなたの才能を評価している」という強力なメッセージになります。

関西の中小企業だからこそできる「温かみ」のある対応

大企業のように、毎日何百通もの応募があるわけではない私たち中小企業だからこそ、できることがあります。それは、一人ひとりの候補者に寄り添った「温かみ」のある対応です。

テンプレート通りの冷たいメールではなく、少しでも担当者の人柄が伝わるような言葉を選ぶ。その小さな心配りが、企業の大きな魅力になるのです。

よくある質問（FAQ）

Q: サイレントお祈りをしてしまう一番の理由は何ですか？

A: 主な理由は「採用担当者の業務過多」と「内定辞退に備えた補欠候補としてキープしたい」という企業側の都合です。しかし、経営者の視点から申し上げると、その短期的な都合が、長期的に企業の評判を落とし、将来の採用コストを増大させるリスクを孕んでいることを認識すべきです。

Q: 不採用の理由を聞かれた場合はどうすればいいですか？

A: 原則として、具体的な不採用理由は開示しないのが一般的です。トラブルを避けるためにも、「社内の選考基準に照らし合わせた上での総合的な判断です」といった回答に留めるのが賢明です。誠実に対応しつつも、開示できない情報があることを丁寧に伝えましょう。

Q: 不採用通知はいつまでに送るべきですか？

A: 遅くとも面接から1週間以内が目安です。迅速な対応は、企業の誠実さを示す上で非常に重要です。もし選考に時間がかかる場合は、「選考が長引いており、〇月〇日頃までにはご連絡いたします」といった中間連絡を入れるだけでも、候補者の不安は解消され、信頼を繋ぎ止めることができます。

Q: 電話で不採用を伝えるのはアリですか？

A: 最終面接まで進んだ候補者など、丁寧な対応が求められるケースでは、電話で伝えることも誠意が伝わりやすい方法の一つです。ただし、相手の時間を拘束してしまうため、まずはメールで一報を入れた上で、「もしよろしければ、お電話で改めてお話しできればと存じます」と相手の都合を伺うのがより丁寧でしょう。

Q: 一度不採用にした人を、再度別のポジションで採用することはありますか？

A: もちろんです。だからこそ、先ほどお話しした「タレントプール」の考え方が重要になります。弊社の経験でも、過去にご応募いただいた方に別のポジションができたタイミングで声をかけ、採用に至ったケースは実際にあります。その方の成長やキャリアの変化によって、以前とは違う形でご縁が生まれることは大いにあり得ます。

まとめ

「サイレントお祈り」は、採用コストを削減しているように見えて、実は企業の未来の評判という最も大切な資産を削っています。

不採用通知は、単なる事務連絡ではありません。WEBマーケティングの視点を取り入れ、一人ひとりの候補者に誠実に向き合うことで、未来の顧客や仲間を育てる「未来への投資」に変わります。

まずは、いつものテンプレートに、感謝の一言を具体的に加えることから始めてみませんか？その小さな一歩が、貴社の採用活動、ひいては関西での事業全体の評判を、着実に高めていくはずです。